Przechowywanie dokumentów – niezbędna infrastruktura i zabezpieczenia

0
186
dokumenty

Przedsiębiorstwa, oferujące kompleksowe usługi w dziedzinie archiwizacji i przechowywania dokumentów najczęściej kojarzą się z wielkimi, rozległymi archiwami. Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że w rzeczywistości są do jednostki bardzo nowoczesne. Wykorzystywanie nowoczesnych technologii do ochrony własnej dokumentacji to coś, na co wiele firm nie jest w stanie sobie pozwolić. Przed skorzystaniem z pomocy profesjonalisty czasem powstrzymuje je strach dotyczący utrudnionego dostępu do akt. Dzięki nowoczesnej infrastrukturze również ta kwestia nie stanowi problemu.

Przedsiębiorstwa, oferujące kompleksowe usługi w dziedzinie archiwizacji i przechowywania dokumentów najczęściej kojarzą się z wielkimi, rozległymi archiwami. Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że w rzeczywistości są do jednostki bardzo nowoczesne. Wykorzystywanie nowoczesnych technologii do ochrony własnej dokumentacji to coś, na co wiele firm nie jest w stanie sobie pozwolić. Przed skorzystaniem z pomocy profesjonalisty czasem powstrzymuje je strach dotyczący utrudnionego dostępu do akt. Dzięki nowoczesnej infrastrukturze również ta kwestia nie stanowi problemu.

Jakie zabezpieczenia wykorzystują firmy, specjalizujące się w przechowywaniu dokumentów?

  • Określone procedury postępowania

Aby zapewnić całkowite bezpieczeństwo dokumentacji klientów, profesjonalna firma najpierw musi ustalić konkretne procedury. Pod uwagę brane są obowiązujące przepisy prawne. To one stanowią swoistą bazę, określająca ramy działania przedsiębiorstwa zajmującego się przechowywaniem dokumentów. Same przepisy jednak nie wystarczą – potrzebna jest jasno sprecyzowana polityka wewnętrzna. W takich placówkach nie ma miejsca na improwizację, spontaniczne podejmowanie decyzji dotyczących tego, jak postąpić w nagłej sytuacji. Ustandaryzowane zachowania pozwalają każdemu pracownikowi działać w ten sam sposób i zapewnić płynność procesów.

  • Zabezpieczenia fizyczne

Tego typu ochrona nie tylko zapobiega kradzieży. Ma również zabezpieczyć akta przez ewentualnymi zdarzeniami losowymi, takimi jak powodzie czy pożary. Aby było to możliwe, wykorzystuje się profesjonalne meble oraz zabezpiecza się całe pomieszczenie.

  • Zabezpieczenia logiczne

Dokumenty przechowywane są w pomieszczeniach, do których nie można dostać się bez uzyskania odpowiedniej autoryzacji. Do logicznych zabezpieczeń można zaliczyć wszystkie kody dostępu, skanery, czytniki. Takie nowoczesne formy ochrony wymagają zaangażowania w proces zaawansowanego sprzętu elektronicznego.

  • Śledzenie ruchu dokumentacji

Profesjonalni archiwiści zatrudnieni w tego typu placówkach muszą doskonale orientować się w tym, gdzie znajduje się dany dokument. Tu również z pomocą przychodzą nowe technologie. Zamiast prowadzenia ręcznej i przez to dość zawodnej ewidencji, stosuje się bardziej zaawansowane metody. Jedną z nich jest system kodów kreskowych. Polega na tym, że każdemu dokumentowi przyporządkowane jest własne oznaczenie. Dzięki temu osoby zarządzające archiwum mogą z precyzją określić, gdzie znajdują się akta, a nawet śledzić ich ruchy.

Firmy, które nie specjalizują się w przechowywaniu dokumentów, zazwyczaj nie są w stanie zapewnić aktom ochrony na tak wysokim poziomie. Oprócz kwestii niedostatecznej przestrzeni, przedsiębiorstwa decydują się na skorzystanie z pomocy profesjonalisty również ze względu na zwiększone bezpieczeństwo.

Należy pamiętać, że przechowywanie dokumentacji przez wcześniejszej rzetelnej, precyzyjnej archiwizacji mija się z celem, jest źródłem chaosu, wstrzymuje lub utrudnia niektóre procesy zachodzące w firmie oraz może nawet doprowadzić do znacznego pogorszenia stosunków z klientami i partnerami (np. gdy któryś z nich zażąda wglądu w dokumentację, której, na skutek nieporządku w aktach, nie możemy aktualnie namierzyć). Przedsiębiorstwo, któremu zależy na prestiżu, absolutnie nie powinno pozwalać sobie na takie incydenty. Uporządkowane przechowywanie dokumentów pozwala też łatwiej przestrzegać założeń RODO. Zgodnie z nimi klient może bowiem poprosić o wgląd do przetwarzanych informacji na swój temat. Takie żądanie przedsiębiorca rzeczywiście może spełnić, tylko jeśli jego akta są właściwie posortowane. To ważne, żeby zdawać sobie sprawę, że również takie nieprzestrzeganie RODO może wiązać się z karami finansowymi.

Dostęp do dokumentów przechowywanych przez zewnętrznego usługodawcę

Powyższe kwestie związane z zabezpieczeniem akt wydadzą się atrakcyjne dla większości firm, potrzebujących usługi przechowywania dokumentów. Ale jak wygląda dostęp do takiego archiwum?

Profesjonalne firmy, takie jak Rhenus Data Office Polska dokładają starań, aby klienci mieli dostęp do swoich dokumentów oraz mogli liczyć na szybką obsługę. Aby usprawnić ten proces, nierzadko używa się specjalnych platform online. Przed podjęciem decyzji o tym, z jakim usługodawcą chcemy współpracować, należy przyjrzeć się, jak dokładnie wygląda zgłaszanie chęci wglądu do akt. To ważny aspekt, ponieważ utrudnione procedury mogą skutecznie obniżyć nasz komfort w związku z korzystaniem z usługi

Współczesne przedsiębiorstwa działające w tej branży wykorzystują nowoczesną infrastrukturę, żeby zoptymalizować procesy, zwiększyć przejrzystość procedur oraz, co najważniejsze, zapewnić klientowi profesjonalną obsługę. Klienci takich firm nie muszą więc martwić się o to, że dostęp do ich akt będzie utrudniony, wręcz przeciwnie, dzięki profesjonalnej archiwizacji, przyporządkowaniu dokumentom określonych kodów i bezpiecznemu przechowywaniu, klient zyskuje poczucie komfortu i świadomość, że akta znajdują się w najbezpieczniejszym możliwym miejscu.

Więcej: https://www.rhenus-data.pl/pl/

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here