Postaw na nowoczesne metody przechowywania akt pracowniczych

0
150
system elektronicznych akt osobowych

Jeszcze do niedawna, a mówiąc dokładniej, do końca 2018 roku, wszelkie dokumenty pracownicze musiały być gromadzone w formie papierowej. Tak wskazywał ustawodawca. Od tamtego czasu przepisy się jednak zmieniły, dzięki czemu firmy mogą korzystać z nowoczesnych systemów do archiwizacji w formie elektronicznej.

Istotna zmiana w wykorzystaniu akt pracowniczych

Tego typu regulacje śmiało można uznać za rewolucyjne, choć w porównaniu z krajami Europy Zachodu pewnie mocno spóźnione. Cyfryzacja działania wielu firm jest niezwykle istotna. Gwarantuje ona bowiem nie tylko sprawniejsze wykonywanie konkretnych czynności, ale również wyższy poziom bezpieczeństwa. Dane zapisane w formie elektronicznej nie są bowiem tak narażone na uszkodzenia mechaniczne, jak wszelkie papierowe dokumenty. Nie zajmują one również zbyt wiele miejsca. Wszystko znajduje się bowiem w systemie informatycznym.

Należy przy tym podkreślić, że system elektronicznych akt osobowych wcale nie jest wyjęty z wszelkich zasad prawnych, jakie zostały zapisane w ustawie. Firmy nadal są zobowiązane do przechowywania akt przez konkretny czas. Muszą również zadbać o ich bezpieczeństwo. Głównymi zagrożeniami w tym przypadku jest możliwość kradzieży plików, jak również samych danych osobowych, które mogą zostać wykorzystane przez osoby niepożądane.

Biorąc to pod uwagę, przedsiębiorstwa są niejako zmuszone do korzystania z nowoczesnych, odpowiednio zabezpieczonych systemów. Pójście na łatwiznę w tym przypadku może okazać się niezwykle groźne.

Zmiana formy dokumentów pracowniczych

W sieci często pojawiają się pytania o możliwość przekształcenia akt przechowywanych w formie papierowej na elektroniczną. Ustawodawca daje firmom taką możliwość. Musi jednak odbywać się to zgodnie z pewnymi zasadami.

Jeśli pracodawca chce wykonać skan dokumentu papierowego, musi opatrzyć go podpisem elektronicznym, elektroniczną pieczęcią lub kwalifikowanym podpisem osoby przez niego upoważnionej. Dopiero wówczas elektroniczne akta osobowe mogą zostać uznane za wiążące.

Jak można się domyślić, zabieg przenoszenia wielu papierowych dokumentów do komputerów może okazać się dość czasochłonny. Warto jednak się nim zainteresować. Głównie ze względu na większą wygodę obsługi akt, jak również szersze możliwości ich ochrony.

Co istotne, archiwizacją tego typu dokumentów zajmują się również profesjonalne podmioty działające na rynku. Wiele firm korzysta z ich usług, ponieważ mają one dostęp do nowoczesnych, niezwykle funkcjonalnych systemów, które zdecydowanie upraszczają całą sprawę. Podczas wyboru oferty konkretnej firmy, warto oczywiście dokładnie ją sprawdzić. Niezwykle pomocne okażą się opinie klientów, którzy mieli już okazję skorzystać z jej usług.

Nie należy kierować się wyłącznie ceną. Wybór najtańszej oferty nie zawsze jest opłacalny. Najlepiej zainwestować w uznanych, doświadczonych specjalistów, którzy doskonale znają się na swojej pracy i są w stanie zaproponować odpowiednie rozwiązania.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here