Dokonując zakupów w sklepach jako dowód transakcji otrzymujemy najczęściej paragon. Jeśli dokonujemy zakupów w imieniu przedsiębiorstwa, bardzo często na tę okoliczność wystawiana jest faktura VAT. Dokument ten jest powszechnie znany, ale tak naprawdę wiedza na jego temat jest z reguły niewielka.
Faktura VAT to w prostym tłumaczeniu dokument będący dowodem zawarcia transakcji. Obecnie wystawiana jest w formie papierowej lub elektronicznej. Sposób jej wystawiania jest dokładnie opisany w ustawie o podatku od towaru i usług. Ustawa nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania faktury oraz kopii przez okres 5 lat, licząc od roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towaru i usług.
Aby faktura została wypełniona prawidłowo, powinna spełnić kilka kluczowych wymogów. Dobrze sporządzona faktura posiada swój numer oraz datę wystawiania. Nie możne na niej zabraknąć podstawowych danych sprzedawcy oraz nabywcy. Jak najdokładniej należy opisać towar będący przedmiotem transakcji oraz cenę, za jaką został nabyty. Dodatkowo na fakturze powinny się znaleźć informacje na temat stawki podatkowej, kwotę rabatów (jeśli został udzielony).
Obecnie przeważająca część faktur jest wystawiana w formie elektronicznej. Jest to praktyczny sposób pozwalający zaoszczędzić sporo czasu. Czas przesłania jej do klienta również ulega zdecydowanemu skróceniu, co ma znaczenie dla prężnie działających przedsiębiorstw. Przy pomocy faktur elektronicznych możliwe jest rozliczanie faktur z fiskusem.
Przechowywanie takich faktur nie stanowi problemów, ponieważ można je przechowywać na serwerze firmowym. Korzystanie z tak zwanych e-faktur wymaga jedynie akceptacji stron biorących udział w konkretnej transakcji. Wypełnienie faktury elektronicznej nie stanowi żadnego problemu. Najczęściej odbywa się to przy użyciu specjalnych programów do fakturowania. Wiele z nich jest darmowych, najlepsze nie kosztują wiele w skali rocznej, dlatego znajdują się na wyposażeniu wielu większych przedsiębiorstw.
